اسناد عمومی مانند شناسنامه، کپی پاسپورت، ممکن است نیاز به استفاده از احکام، اختراعات، یا گواهی‌های اسناد رسمی امضا در کشورهای خارجی باشد. بااین‌حال، قبل از اینکه یک کشور خارجی بتواند از یک سند صادر شده توسط یک کشور خارجی استفاده کند یا آن را بپذیرد، باید احراز هویت شود. به طور معمول، احراز هویت اسناد توسط فرایندی به نام قانونی‌سازی انجام می‌شود که در آن مقامات کشوری که سند در آن صادر شده است و همچنین سفارت یا کنسولگری خارجی کشوری که سند باید در آنجا صادر شود، سند را تأیید می‌کنند. بااین‌حال، ازآنجایی‌که این روند معمولاً کند، دست‌وپاگیر و پرهزینه است، تعدادی از کشورها، کنوانسیون لاهه را امضا کرده‌اند و در نتیجه کنوانسیون آپوستیل را پذیرفته‌اند. آپوستیل احراز هویت اسناد عمومی مورد استفاده در خارج از کشور را بسیار ساده و آسان می‌کند. در این مقاله ام تی سی هوم به بررسی روند گرفتن سند آپوستیل می‌پردازیم
منظور از آپوستیل چیست؟
فرایندی که طی آن سندی که از مراجع رسمی به دست می‌آید توسط مقامات رسمی آن کشور برای اعتبار در کشورهای خارجی تأیید می‌شود، آپوستیل نامیده می‌شود.
آپوستیل یک سیستم تأیید سند است که از صحت یک سند و استفاده قانونی آن در کشور دیگر اطمینان می‌دهد.
آپوستیلها مهر و امضای مقامات را بر روی اسناد عمومی مانند شناسنامه، احکام دادگاه یا هر سند دیگری که توسط یک مقام دولتی صادر شده است تأیید می‌کنند تا بتوان آنها را در کشورهای خارجی طرف کنوانسیون به رسمیت شناخت.
برای یک سند رسمی (رأی دادگاه، سوابق کیفری و غیره) که از ترکیه گرفته شده است، می‌توان این حاشیه‌نویسی را در خارج از کشور معتبر دانست و یا با گذاشتن حاشیه‌نویسی بر روی سندی که از کشوری دیگر گرفته شده است، آن را در ترکیه معتبر کرد.
به طور خلاصه، اگر می‌خواهید دیپلمی که در ترکیه دریافت کرده‌اید در دانشگاهی در آلمان به رسمیت شناخته شود، باید مهر آپوستیل داشته باشید.
بیشتر بخوانید: همه آنچه باید در مورد فرم راندوو ترکیه بدانید
درباره‌ی معاهده آپوستیل
تعداد زیادی از کشورها در سراسر جهان به معاهده‌ای ملحق شده‌اند که احراز هویت اسناد عمومی مورد استفاده در خارج از کشور را ساده می‌کند. این معاهده کنوانسیون لاهه لغو الزام قانونی برای اسناد عمومی خارجی یا کنوانسیون آپوستیل نامیده می‌شود. در کشورهایی که کنوانسیون آپوستیل برای آنها اعمال می‌شود، این معاهده فرایند احراز هویت را به یک تشریفات واحد تقلیل می‌دهد.
قوانین اساسی دررابطه‌با معاهده بین‌المللی آپوستیل توسط «کنوانسیون لاهه» در ۶ اکتبر ۱۹۶۱ تعیین شد. ازآنجایی‌که این یک قرارداد بین‌المللی است، فقط بین کشورهای طرف این توافقنامه معتبر است.
سند تأیید شده آپوستیل به‌عنوان یک سند معتبر در همه کشورهای عضو و حزب کنوانسیون لاهه پذیرفته می‌شود.
هدف از این قرارداد این است که اسناد رسمی دریافت شده از هر یک از کشورهای متعهد و عضو کنوانسیون لاهه بتوان از آن در سایر کشورهای متعهد به توافق، بدون نیاز به برخورد با مقامات بوروکراتیک یا دیپلماتیک استفاده کرد.
فرایند آپوستیل سند باید در کشوری که سند صادر شده است انجام شود.
پروسه تأیید اعتبار سند در کشوری دیگر تأیید آپوستیل نامیده می‌شود. یک سیستم بین‌المللی برای این فرایند وجود دارد و کشورهای طرف قرارداد آپوستیل از این سیستم استفاده می‌کنند. رویه‌های تأیید آپوستیل مدارک در ترکیه در بخشداری‌ها و فرمانداری‌ها انجام می‌شود.
آپوستیل مدارک چیست؟
معمولاً گواهی آپوستیل مدارک توسط دولتی صادر می‌شود که سند از آن منشأ می‌گیرد، اگرچه در برخی موارد کشورهای دیگر نیز می‌توانند آپوستیل را صادر کنند. هنگامی که سندی دارای گواهی آپوستیل است صحت امضاها و مهرها را تأیید می‌کند، پس می‌تواند به هر کشوری که آپوستیل را به رسمیت می‌شناسد ارائه شود. سپس مرجع دریافت‌کننده سند باید مهر یا امضاها را بدون درخواست شواهد یا مدارک بیشتر معتبر بداند .
اسناد آپوستیل معمولاً نیازی به گواهی یا قانونی اضافه توسط سفارت یا کنسولگری کشور خارجی که یک تجارت قصد فعالیت در آنجا دارد، ندارد.
بااین‌حال، ممکن است استثناهایی وجود داشته باشد و یک احراز هویت نیز ممکن است ضروری باشد. اگر شک دارید، بهتر است با سفارت یا کنسولگری کشور مقصد، بررسی‌های لازم را انجام دهید.
گواهی آپوستیل باید شامل اطلاعات زیر باشد:
- کشور صادرکننده
- چه کسی سند را امضا کرده است
- سمتی که شخص سند را امضا کرده است
- جزئیات هرگونه مهروموم در سند
- محل صدور
- تاریخ صدور
- مرجع صادرکننده
- شماره گواهی آپوستیل
- مهر مرجع صادرکننده
- امضای نماینده مرجع صادرکننده
بیشتر بخوانید: دنکلیک (معادل سازی) مدارک در ترکیه
کدام مدارک را باید آپوستیل کرد؟
مهر آپوستیل چیست؟ مهر آپوستیل برای کلیه اسناد رسمی صادر شده توسط مقامات مختلف یک ایالت استفاده می‌شود که صحت مهر و امضای شخص رسمی روی سند را تأیید می‌کند، اما محتویات آن را تأیید نمی‌کند.
برای مدارک رسمی زیر به مهر آپوستیل نیاز است
- اسناد صادر شده توسط ارگان‌ها و کارمندان دفاتر دادگستری ایالتی، دادستانی عمومی و مأموران اجرای دادگاه.
- اسناد اداری صادر شده و محضری توسط دفاتر اسناد رسمی؛
- یادداشت‌های رسمی در مورد مدخل‌های کتاب‌های عمومی؛
- مجوزهای امضای رسمی در اسناد خصوصی (حکمیت، شناسنامه، گواهی ازدواج، گواهی فوت، گواهی شهروندی، دیپلم، ریز نمرات…)
- اظهاراتی از قبیل تصدیق مقامات رسمی و دفاتر اسناد رسمی مبنی بر ثبت یا موجودیت سند در تاریخ معین و صحت امضاء بر روی اسنادی که با عنوان خاصی امضا شده‌اند.
- اسناد صادر شده توسط یک مقام وابسته به هر نهاد قضایی یا دادگاه ایالتی
مراحل آپوستیل مدارک
برای اینکه سندی که از یکی از مؤسسات رسمی در ترکیه دریافت می‌کنید از نظر قانونی در سایر کشورهای موجود در توافقنامه لاهه معتبر تلقی شود، ابتدا باید در دارالترجمه ترجمه شده باشد. سند ترجمه شده باید دارای امضای مترجم قسم‌خورده نیز باشد. پس از این مرحله، سند ترجمه شده به همراه اصل سند باید به تأیید دفتر اسناد رسمی برسد. پس از این فرایند، هم متن اصلی و هم متن ترجمه شده با هم ترکیب شده و توسط سردفتر مهروموم می‌شود. امضا و مهر سردفتر در جایی ثبت می‌شود که سند شما توسط جمهوری ترکیه تأیید شده باشد. در مرحله آخر باید از بخشداری یا فرمانداری تأییدیه گرفته شود تا صحت مهر ثابت شود. پس از اخذ تأییدیه می‌توانید مدرک خود را به کنسولگری مربوطه ببرید.
بیشتر بخوانید: مدارک مورد نیاز برای خرید خانه در ترکیه چیست؟
تفاوت آپوستیل با ترجمه مدارک
در اینجا توضیح مختصری از شش مفهوم ابتدایی و متداول ترجمه ارائه می‌دهیم.
ترجمه تأیید شده چیست؟
ترجمه تأیید شده وسیله‌ای است که توسط آن مترجم یا دارالترجمه تأیید می‌کند که ترجمه اجرا شده نمایش کامل و دقیق متن مبدأ است. برای انجام این کار، بیانیه امضا شده‌ای صادر می‌شود که نشان می‌دهد ترجمه بازتابی واقعی از سند اصلی است و هر صفحه دارای یک مهر همراه با گواهی است که اعتبار مترجم را تأیید می‌کند. هر مترجم حرفه‌ای یا دارالترجمه می‌تواند گواهی صحت صادر کند.
ترجمه محضری چیست؟
نکته در اینجا کیفیت ترجمه نیست، بلکه مشروعیت مترجم است. این مترجم باید در مقابل یک دفتر اسناد رسمی که از طرف دولت مجاز است برای تأیید برخی رویه‌های قانونی سوگند یاد کند.
بنابراین، ترجمه‌های محضری صرفاً به هویت ترجمه و نظارت بر وضعیت حرفه‌ای وی اشاره می‌کنند تا در صورت تخلف پاسخگو باشند. در ترجمه‌های محضری، سردفتر شاهد فرایند تأیید بوده و سپس امضا و مهر خود را به همراه متن اصلی درج می‌کند.
ترجمه قانونی چیست؟
گاهی اوقات، اگر مجبور به ارسال مدارک به یک کشور خارجی هستید، باید این اسناد قانونی شوند. این به این معنی نیست که ترجمه سند دقیق است، اما تأیید می‌کند که مهر روی سند واقعی است یا خیر.
قانونی‌سازی فرایندی است که سندی را که قبلاً تأیید شده است برای استفاده در کشور دیگری معتبر می‌کند و تنها توسط کنسولگری کشوری که سند ترجمه شده در آنجا استفاده می‌شود، انجام می‌شود. این کار به روشی بسیار مشابه ترجمه محضری عمل می‌کند: در طول مراحل قانونی، کنسولگری محتوای سند را تأیید نمی‌کند، بلکه اختیارات مقام دولتی را که قبلاً سند را امضا کرده است، تأیید می‌کند.
تأییدیه آپوستیل تأییدیه‌ای است برای اثبات اینکه سندی که از مقامات رسمی دریافت کرده‌اید یک سند واقعی است تا بتوان آن را در خارج از کشور استفاده کرد و امضای روی آن متعلق به یک مقام رسمی است. برخی از اسنادی که دریافت می‌کنید یا به خارج از کشور ارسال می‌کنید باید این تأییدیه را داشته باشند.
تأیید آپوستیل را می‌توان در دفاتر فرمانداری و دفتر فرمانداری منطقه در جمهوری ترکیه انجام داد. برای اخذ مدارک از خارج از کشور توصیه می‌شود از مراجع خارج از کشور اطلاعات کسب کنید.
فرایند آپوستیل پس از ترجمه و تایید دفتر اسناد رسمی و همچنین قبل از این مراحل به دلیل برخی تغییرات قانونی در سال‌های اخیر قابل انجام است؛ بنابراین به مشتریان خود توصیه می‌کنیم قبل از انجام مراحل ترجمه از مراجع ذی‌صلاح اطلاعات کسب کنند.
سخن پایانی
پیمایش در پیچیدگی‌های فرآیند آپوستیل و گواهی رسمی برای تضمین موفقیت جهانی ضروری است؛ بنابراین، مهم است که برنامه‌ریزی کنید که چه فرایندی می‌تواند زمان بر و خسته‌کننده باشد. این وضعیت برای بسیاری از شرکت‌ها آشنا نیست. در این صورت می‌توانید از یک ارائه‌دهنده خدمات یا یک دارالترجمه حرفه‌ای استفاده کنید.
